Política de Tratamiento de Datos Personales
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS INSTINTO ALIMENTO VITAL SAS.
INTRODUCCIÓN
INSTINTO ALIMENTO VITAL S.A.S, empresa dedicada a la producción, comercialización y distribución de alimento para mascotas, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de datos personales, por lo que en cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales, presenta el siguiente documento que contiene su políticas para el tratamiento de datos personales.
De esta manera, la presente política de tratamiento de datos personales se extiende a todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información. Además, es de obligatorio cumplimiento para INSTINTO ALIMENTO VITAL S.A.S, en calidad de responsable, así como para los encargados (aliados estratégicos y empleados) quienes deben respetarla en el ejercicio de sus funciones y/o actividades aún después de terminada la relación comercial, laboral o de cualquier índole con la empresa.
De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Esta política será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio o como apoyo al objeto social de la empresa.
MARCO LEGAL
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene “derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas”. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución cuando se haga recolección, tratamiento y circulación de esa clase de información.
La Ley 1581 de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”. El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos personales son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
El Decreto 1377 de 2013, “reglamenta aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas” con el fin de facilitar la implementación de la ley 1581 de 2012.
Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad.
El tratamiento de los datos personales de clientes, trabajadores, aliados estratégicos o de cualquier persona con la cual INSTINTO ALIMENTO VITAL S.A.S, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados para: a. Desarrollar la misión de la empresa conforme a su objeto social, b. Cumplir las normas legales, tributarias, comerciales y laborales aplicables a clientes, trabajadores y aliados estratégicos, así como con cualquier requerimiento del Gobierno, c. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo, d. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de la empresa, e. Mantener contacto con clientes, f. Compartir programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, oportunidades de descuento, servicios y productos ofrecidos por la empresa.
Cumplir todos los compromisos contractuales.
Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política será aplicable a los Datos Personales que sean tratados por INSTITNO ALIMENTO VITAL, quien actúa en calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales. Adicionalmente, aplica para el Tratamiento de Datos Personales que sean susceptibles de ser conocidos por INSTINTO ALIMENTO VITAL en virtud de las relaciones comerciales con terceros, clientes, proveedores, accionistas, empleados, colaboradores o cualquier persona que se vincule a la plataforma.
Así mismo, será aplicable cuando el Tratamiento de Datos Personales se efectúe en territorio colombiano, así como, cuando el responsable o el Encargado del Tratamiento no residan en Colombia, pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.
1.2. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente Política, los términos definidos a continuación tendrán el significado que aquí se le atribuye. Los términos que no se definen en esta Política tendrán el sentido técnico propio de la especialidad a la que pertenecen o, a falta de sentido técnico, su sentido natural y obvio:
- “Base de Datos”: significa el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
- “Dato Personal”: significa cualquier información que pueda asociarse o vincularse a un sujeto determinado o por determinar, según los términos indicados en las Leyes Aplicables.
- “Dato privado”: significa el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su Titular.
- “Dato público”: significa entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
- “Dato semiprivado”: significa el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la política en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
- “Datos sensibles”: significan los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, entre otros.
- “Encargado del Tratamiento”: significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
- “Finalidad del Tratamiento”: significa el uso que se le da los Datos Personales, la cual debe estar autorizadas por el Titular.
- “Leyes Aplicables”: significa la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y cualquier otra norma que los modifique, adicione o sustituya.
- “Responsable del Tratamiento”: significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
- “Servicios”: significan los productos y/o servicios que ofrece INSTINTO ALIMENTO VITAL.
- “Terceros”: significan los aliados comerciales, proveedores, contratistas, accionistas, empleados, clientes y cualquier persona debidamente autorizada que en virtud de una relación contractual con INSTINTO ALIMENTO VITAL deba tener acceso a los Datos Personales de Titulares.
- “Titular”: significa la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
- “Tratamiento”: significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.3. CANAL DE ATENCIÓN DEL TITULAR
Cualquier incumplimiento de la política o solicitud de información, actualización, eliminación o rectificación debe ser reportado a: admin@instintovial.com
Razón social: Instinto alimento vital s.a.s
Domicilio: Bogotá, Colombia.
NIT: 901.033.575-3
Dirección de correspondencia: Av calle 80 # 26-17
Correo electrónico: admin@instintovital.com
Teléfono: +57 3184001161
1.4. MODIFICACIONES
El titular de los Datos Personales podrá solicitar la actualización o remoción de los mismos de la base de datos de INSTINTO ALIMENTO VITAL SAS, por medio del canal de atención e indicando en el asunto del mismo las palabras MODIFICACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL o bien ELIMINACIÓN DE LA TOTALIDAD DE MI INFORMACIÓN PERSONAL. Dicho procedimiento podrá tomar 5 días hábiles.
CAPÍTULO II
PRINCIPIOS
Es un compromiso de INSTINTO ALIMENTO VITAL desarrollar de manera armónica los principios que regulan el Tratamiento de los Datos Personales, los cuales son desarrollados de acuerdo con las Leyes Aplicables:
- Principio de legalidad: el Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y a las Leyes Aplicables.
- Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con las Leyes Aplicables. Dichas finalidades deben ser informadas y autorizadas por el Titular.
- Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
- Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y a las disposiciones de las Leyes Aplicables. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en las Leyes Aplicables. Los Datos Personales, salvo los Datos Públicos, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o Terceros autorizados para el Tratamiento.
- Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de Dato Público, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política. Bajo este principio, INSTINTO ALIMENTO VITAL garantiza a los Titulares la confidencialidad sobre la información divulgada directa o indirectamente, como Responsable o Encargado del Tratamiento de los Datos en relación a los Servicios prestados.
- Principio de necesidad y proporcionalidad: los Datos Personales registrados en una Base de Datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las Finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las Finalidades del Tratamiento.
- Principio de Temporalidad o caducidad: el período de conservación de los Datos Personales será el necesario para alcanzar la Finalidad para la cual se han recolectado.
CAPÍTULO III
AUTORIZACIÓN Y FINALIDADES DE TRATAMIENTO
3.1. AUTORIZACIÓN
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento de Datos Personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En el evento en que INSTINTO ALIMENTO VITAL se encuentre frente a alguna de las mencionadas excepciones lo dejará claramente revelado y en todo caso cumplirá con las demás disposiciones contenidas en las Leyes Aplicables.
3.2 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Las Finalidades del Tratamiento de Datos Personales suministrados por los Titulares son:
- Evaluar, mantener, mejorar y profundizar la relación contractual, incluyendo el ofrecimiento de nuevos productos y/o Servicios a través del correo electrónico, teléfono fijo y/o celular, o cualquier otro medio similar.
- Compartir los Datos Personales con Terceros, ubicados dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia, para la adecuada prestación de los Servicios contratados.
- Hacer estudios estadísticos o de comportamiento sobre los gustos y preferencias de los Titulares, respecto de los Servicios ofrecidos por INSTINTO ALIMENTO VITAL, para realizar prospección comercial, con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer con los productos y/o Servicios a ser ofrecidos.
- Suministrar información sobre eventos, novedades promociones, publicidad, programas de fidelidad mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, fax, sms, msn, redes sociales o medios similares.
- Medir el nivel de satisfacción respecto de los productos o Servicios contratados.
- Compartir los Datos Personales, con Terceros para realizar el ofrecimiento de productos o Servicios.
- Cualquier otra finalidad lícita.
Las Finalidades de Tratamiento previstas de los datos de candidatos, empleados, proveedores y accionistas.
- Evaluar candidatos a ser funcionarios de la Compañía.
- Los datos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos.
- Para los proveedores y accionistas, los datos tienen como finalidad desarrollar las relaciones en cumplimiento de los derechos, obligaciones y deberes establecidos en la normatividad vigente.
- Además de los previos en las finalidades generales antes descritas.
CAPÍTULO IV
DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
4.1. DERECHOS
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento, según el procedimiento descrito en el Capítulo VI de la presente Política.
Rechazar o negar el Tratamiento de sus Datos Personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el Titular del Dato, así lo manifieste, conforme al procedimiento descrito en el Capítulo VI de la presente Política.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando no se requiera autorización para el Tratamiento de acuerdo con las Leyes Aplicables.
Conocer el Tratamiento de los Datos Personales y acceder a los mismos de forma gratuita.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por incumplimiento de la presente Política o de las Leyes Aplicables.
4.2. DEBERES
INSTINTO ALIMENTO VITAL SAS. reconoce que los datos personales tratados son propiedad del titular y por lo tanto ellas pueden decidir sobre los mismos. Es así que, en lo concerniente al tratamiento y protección de datos, INSTINTO ALIMENTO VITAL S.A.S y sus encargados se comprometen a cumplir con los siguientes deberes:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular en las condiciones estipuladas por la ley.
- Informar de manera clara sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
- Atender las solicitudes del titular en los términos señalados en el presente documento.
- Garantizar el suministro de datos bajo los principios de la veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad.
- Conservar los datos de manera segura de tal manera que se evite su adulteración, pérdida, fraude, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Informar a Superintendencia de Industria y Comercio eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de datos de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a los datos únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Socializar de manera oportuna con los encargados del tratamiento de datos las novedades relativas a los titulares.
- Suministrar al (los) encargado (s) del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
CAPÍTULO V
DEBERES DE INSTINTO ALIMENTO VITAL SAS EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
5.1 DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de los Titulares de los Datos Personales.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las Leyes Aplicables.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el Capítulo VI de la presente Política.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.2. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares de los Datos Personales en los términos señalados en las Leyes Aplicables.
Registrar en la Base de Datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en las Leyes Aplicables.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
CAPÍTULO VI
PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
CONSULTAS Y RECLAMOS
6.1. RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes por parte de INSTINTO ALIMENTO VITAL, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a INSTINTO ALIMENTO VITAL SAS a través de cualquiera de los canales previstos en el Capítulo I, acompañado de la siguiente información:
Identificación del Titular
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección de notificación.
Documentos adicionales que se quiera hacer valer.
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, INSTINTO ALIMENTO VITAL SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. El reclamo se entenderá desistido si pasados dos (2) meses desde la fecha en que se presenta el requerimiento, el Titular no subsane las fallas identificadas por INSTINTO ALIMENTO VITAL. Una vez recibido el reclamo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda en la Base de Datos que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o del envío completo de la información posterior a un requerimiento de INSTINTO ALIMENTO VITAL SAS. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Solo se podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o encargado del Tratamiento.
CAPÍTULO VII
VIGENCIA DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES
El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de datos personales de cualquiera de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Con la aceptación del presente documento (aceptación que se da toda vez que se hace una compra a través del portal web ( www.instintovital.com ) INSTINTO ALIMENTO VITAL S.A.S queda autorizada para la recopilación, uso y tratamiento de los datos personales contenidos en él y aquellos que se llegaren a suministrar o recopilar en el futuro, para las finalidades y en los términos descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de INSTINTO ALIMENTO VITAL S.A.S, la cual se encuentra disponible en www.instintovital.com . En cualquier caso, el Cliente y sus colaboradores, directivos y trabajadores podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos o a revocar esta autorización mediante el envío de una comunicación escrita al correo admin@instintovital.com
Fecha de publicación y entrada en vigencia: Marzo 2021
INSTINTO ALIMENTO VITAL SAS
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